思念が奔逸中

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超アナログ人間が絶え間ない小タスクを処理する方法

タスク管理アプリが沢山出回っていますが、相変わらず手帳を使い続けているアナログ人間です。アプリを使ったら色んな端末を同期できて便利だろうな、と思いつつ気になっているのが、アプリユーザの皆様はわざわざ書き留めるほどでもない小タスクをどう処理しているのかという事です(皆さん、誰それさんに電話する、とかもアプリ起動して入力してるの?)。

本記事でいう小タスクとは、数時間後のミーティングに必要な資料を出力する、電話で確認をとってそれを伝える、資料を添付したメールを送る、といったやろうと思えば今出来るタスクの事を指します。そういうタスクこそ、やろうと思った瞬間ヘヴィな電話を受けて記憶の彼方に行ったり、他所に投げたと思ったらそのまま放置されてヤバイ時期まで忘却しがちですね。

 

こういうタスクを取り零さない為に、予てより付箋式メモパッド、通称「賽の河原付箋シート」が欲しいと思っていました。仕事が立て込み疲れ切っていた時に、面倒な見積もりを他の人に振って安心したところ、すぐに提出してくれたため休む間も無く見積書に落とし込むタスクが発生し、連綿と連なるフローのような仕事に絶望した経験からの命名です。

亡者視点なら完了したタスクを積み上げては崩され無かったことにされるし、獄卒視点なら崩しても崩しても新たなタスクが勝手に積み上がりやがります。

大層な名前を付けましたが、厚めの紙の上に任意の数の未使用付箋を貼り付けるというだけのものです。

この賽の河原付箋シートが欲しいという旨を職場で力説したのですがイマイチ賛同を得られなかった為ついに自作しました!

どちらかというと、ある程度の時間デスクに向かって作業をする人、複数案件や複数の要素のある案件を担当している人向けだと思います。

 

喩えば、クライアントから仕様について疑義があり協力会社に確認の上報告、承認が取れ次第社内に手配、というフローがあるとします。(書いてるだけで胃がもたれそう)

時間の幅と作業のボリュームがある一般的なタスク管理であれば「今日中に社内に手配する」などが行うべきチェック項目となりますが、この場合は明確な時間の区切りがなく、常に進行をしていかなければなりません。協力会社から回答を得るというタスクをこなした瞬間クライアントへ報告するというタスクが発生するわけです。そこで今現在、次に何をすべき状況かが分かるツールがあればと思うに至りました。

 

賽の河原付箋シートにたどり着くまでに下記の方法を試みたり検討しました。

①付箋をPCの画面横に貼付する

・粘着力が弱まり紛失するリスクがある

・その辺にある付箋を適当に貼り付ける為美しくない

 

②メモ用紙にチェックリストを書く

・タスクが終わる毎に次のタスクを記入する為、メモが取消線と矢印だらけになり分かりづらい

・メモが散逸するリスクがある

 

③ホワイトボードを置く

これに関しては私ではなく後輩が自前の物を導入していたのですが

・机が狭くなる

・自分の領域をカスタマイズしまくる人として話題になる

・そもそも文字を消すのがめんどくさそう

 

という理由で自分には合わなそうだと思っていました。

そこで、付箋の一番上の紙に記入されたタスクが消化された段階でめくって捨て、新しく一番上に来た紙に次のタスクをまた記入するという、付箋とメモのハイブリッドのシートが一番効率が良いのではないかと考えました。

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こちらがそのシートです。

複数の付箋が同じシートに付いているものはノベルティなどで見かけますが、シートを自作する当たっては異なる形や色のものを並べるのがポイントだと思います。

情報の階層によって形の異なる付箋に書けたり、色が異なる事で直感的にどの情報をどこに書いたか覚えやすくしています。

 

上記の喩えでいうと、今日中に行うべき「社内に手配する」という親タスクは左側の青い正方形の付箋に記入し、電話やメールをする等の動作的な子タスクは右側の小さな横長の付箋に記入します。状況が進む毎にペラペラ右側の付箋をめくって捨て、1日の終わりに左側の付箋に記入した当日のタスクの消化を確認しめくります。

その他に、数日以内に行わなければならないもの、その中でも明確な期日があるもの、などタスクの性質によって場所を分けます。一番上の横並びの小さい付箋二つは、月末処理など、だいぶ先の覚えておきたい事を記入する場所に設定しています。

付箋のいいところは、めくるだけで情報をクリアできるので、仕事の内容が変わるなどで最初に設定したエリア分けがしっくり来なくなっても流動的にルールを変更できるところですね。

使い続けているうちに付箋がなくなったら新しい付箋を同じ場所に貼り付ければ問題なし。

ちなみに台紙は、ある程度の耐久性と付箋紙が少なくなった時の描きやすさを考慮し、角2封筒を流用しています。

余白にはGINZA SIXの蔦屋書店で購入した富嶽三十六景のマスキングテープを貼っています。可愛い。このマスキングテープがやっと陽の目を見れて嬉しい。

 

使い始めて、大小様々なタスクがいっぺんに可視化できる点、把握しておくべき情報がシート上という限られた領域にまとまっているため、他のツールを参照して行き来する手間が削減できそうという点でメリットを感じています。

今の所とても使用感がいいのですが、やはり作るのが面倒になる日が来るかもしれないのでどこか商品化してくれないかなぁ。

商品名は賽の河原でもそうでなくてもいいので。賽の河原なら三途の川の滸に可愛い獄卒みたいな絵とか背景に入れて欲しいです。